Polski Adwokat w Tampa Bay na Florydzie, mecenas Agnieszka Piasecka, jest autorką licznych artykułów prasowych o tematyce prawniczej na łamach polskiej prasy w Tampa Bay. Artykuły Agnieszki Piaseckiej publikowane są regularnie na łamach Biuletynu Polskiego Centrum im. Jana Pawła II, Polonian Echo oraz Białego Orła.
Poniżej artykuł autorstwa Agnieszki Piaseckiej opublikowany na łamach Biuletynu Polskiego Centrum im. Jana Pawła II z czerwca 2018, zatytułowany:
Dokumenty prawne na Florydzie
W związku z częstymi prośbami czytelników o wyjaśnienie znaczenia i funkcji niektórych dokumentów prawnych, w tej serii artykułów postaram się po krótce wyjaśnić funkcje najczęściej przygotowywanych przeze mnie dokumentów prawnych oraz znaczenie dotyczącej ich terminologii.
APOSTILLE
Co to jest klauzula apostille?
Apostille to międzynarodowa klauzula/pieczęć używana powszechnie w krajach będących stronami Konwencji Haskiej z 1961 roku o zniesieniu wymogu legalizacji zagranicznych dokumentów urzędowych. Nazwa „apostille” pochodzi z języka francuskiego i oznacza certyfikację. Celem klauzuli apostille jest uwiarygodnienie podpisów urzędowych lub notarialnych i potwierdzenie autentyczności dokumentów urzędowych. Dokument opatrzony klauzulą apostille może być przedłożony właściwym władzom, urzędom i instytucjom innego państwa bez konieczności dodatkowej legalizacji. Wszystkie certyfikaty wydane przez Stan Florydy są zszyte z oryginałem dokumentu (metalowy zszywacz umieszczony jest zwykle pośrodku na górze dokumentu lub w lewym górnym rogu). Każdy, kto zamierza posługiwać się dokumentem opatrzonym certyfikatem apostille stanu Floryda, musi zatem przedstawić oryginał certyfikatu, który musi być na trwałe połączony z oryginałem dokumentu. Fizyczne odłączenie oryginalnego certyfikatu apostille od oryginalnego dokumentu powoduje unieważnienie certyfikatu apostille, gdyż po takim fizycznym rozłączeniu oryginalnych dokumentów nie ma żadnej możliwości zweryfikowania, czy dany certyfikat przynależy do danego dokumentu. Kopie certyfikatu apostille nie są akceptowalne i nie istnieje możliwość ich uwierzytelnienia po odłączeniu od oryginalnego dokumentu. W celu zabezpieczenia oryginałów przed kopiowaniem, oryginały certyfikatów apostille opatrzone są znakiem wodnym Stanu Floryda widocznym pod światło. Dodatkowo, w przypadku skopiowania dokumentu, na kopii widoczny będzie napis „VOID” powielony w tle certyfikatu.
Jakie dokumenty wymagają poświadczenia w formie apostille?
Generalnie, wszystkie dokumenty urzędowe i sądowe oraz dokumenty notarialne, które mają być użyte w innym kraju będącym stroną Konwencji Haskiej, wymagają nadania klauzuli apostille.
Kto może wydać apostille?
Apostille na Florydzie wydaje Departament Stanu Florydy. O klauzulę apostille na Florydzie można ubiegać się tylko dla dokumentów wydanych przez stan Floryda lub sporządzonych przez notariusza publicznego stanu Floryda. Klauzulę apostille do dokumentów urzędowych pochodzących z innych stanów należy wystąpić w stanie, w którym dany dokument został wydany. Opłata za certyfikat apostille może różnić się w zależności od stanu. W Polsce klauzulę apostille nadaje Ministerstwo Spraw Zagranicznych.
Jak długo trwa załatwienie klauzuli apostille?
Zarówno na Florydzie, jak i w Polsce, klauzulę apostille można uzyskać w tym samym dniu jeżeli wystąpi się o nią osobiście (lub za pośrednictwem osoby trzeciej) w odpowiednim urzędzie. Jeżeli natomiast zamawia się ją drogą listowną, to uzyskanie certyfikatu trwa zwykle około 2-3 tygodni.
Czy mogę uzyskać certyfikat apostille dla kopi dokumentu?
Nie. Klauzula apostille wydawana jest tylko dla oryginalnych dokumentów lub poświadczonych urzędowo/uwierzytelnionych kopii dokumentów prawnych.
Czy pobierana jest jakaś opłata?
Tak. Zarówno Sekretarz Stanu Florydy, jak i polskie Ministerstwo Spraw Zagranicznych pobierają opłatę skarbową za wydanie klauzuli apostille. Na Florydzie opłatę należy dołączyć do wniosku w formie czeku lub money order, natomiast w Polsce opłatę tę można wykonać przelewem bankowym. Nigdy nie należy wysyłać gotówki.
Jakie dokumenty mogą być opatrzone apostille?
O klauzulę apostille można wystąpić dla każdego dokumentu urzędowego np. akt urodzenia, akt zgonu, akt małżeństwa, dokumenty dotyczące rejestracji korporacji oraz dla każdego dokumentu opatrzonego klauzulą notarialną. W przypadku dokumentów notaryzowanych, certyfikat apostille potwierdza uprawnienia notariusza, który wystawił klauzulę notarialną – a nie treść dokumentu. Dokument ten może być zatem nawet w obcym języku pod warunkiem, że klauzula notarialna jest po angielsku.
Czy wszystkie kraje są członkami Konwencji Haskiej z 1961?
Nie. Do tej pory do konwencji przystąpiło 115 krajów, w tym Polska (od 2004 roku) i Stany Zjednoczone (od 1980 roku).
Co w przypadku, jeżeli dany kraj nie jest stroną konwencji haskiej?
Apostille nie ma tu zastosowania. Wówczas konieczne będzie przeprowadzenie dodatkowej legalizacji, w kraju pochodzenia dokumentu oraz w placówce dyplomatycznej lub konsularnej danego państwa, na terenie którego ma być użyty dokument.
*Powyższy artykuł ma charakter wyłącznie informacyjny i nie stanowi porady prawnej. Agnieszka Piasecka jest polskim adwokatem w Clearwater posiadającym licencję do praktykowania prawa na Florydzie. Urodziła się i wychowała w Polsce. Uzyskała swój pierwszy dyplom prawa z wyróżnieniem na Uniwersytecie Jagiellońskim w Krakowie. Na Florydzie uzyskała doktorat prawa z wyróżnieniem na Stetson University College of Law. Studiowała również prawo międzynarodowe w Holandii na Uniwersytecie Tilburg. Agnieszka posiada wyróżnienia nadawane przez Avvo: “Clients Choice Award” za doskonałe recenzje klientów oraz “Top Attorney” w niezależnym rankingu adwokatów na Florydzie. Mówi biegle po polsku i oferuje bezpłatną pierwszą konsultację prawną. Adres biura: 13575 58th Str. N., Clearwater, FL 33760, telefon: 727-538-4171 lub 813-786-3911. Więcej informacji na powyższy temat można znaleźć na stronie: www.PolishAttorneyClearwater.com lub www.PiaseckaLaw.com.
